Perpustakaan sebagai salah satu lembaga / institusi
merupakan salah satu wahana information resourch; knowledge resourch
yang keberadaannya di harapkan mampu membantu pemerintah dalam mencerdaskan
kehidupan bangsa. Bahwa semua kegiatan yang dilakukan selalu mengandung unsur /
nilai pembelajaran, pengembangan iptek bud maupun penunjang penelitian. Sebagai
based of learning keberadaannya senantiasa di harapkan untuk dapat
memenuhi harapan pemustaka dalam memperoleh informasi atau data yang
dibutuhkan. Ketersediaan informasi semakin dituntut sejalan dengan keinginan
masyarakat yang membutuhkannya. Kebutuhan masyarakat akan informasi yang cepat,
akurat, tepat, mudah, murah dan spesifik inilah yang harus disikapi oleh para
pustakawan maupun pengelola perpustakaan. Sikap yang harus ditunjukan adalah
dengan menyediakan kebutuhan masyarakat sesuai dengan keinginannya.
Pada dasarnya masyarakat pengguna perpustakaan
(pemustaka) ini akan datang bila ada rasa ketertarikan. Ketertarikan yang
dimaksud bisa diartikan sebagai keterterikan terhadap tempat, lingkungan,
koleksi, pelayanan, dsb. Rasa ketertarikan akan meningkat menjadi senang apabila
kebutuhan dapat terpenuhi, sehingga dengan terpenuhinya kebutuhan dan
menimbulkan rasa senang serta kepuasan, maka pemustaka akan datang kembali.
Pada sisi lain ada kalanya pemustaka tidak mendapatkan
apa yang dibutuhkan sesuai dengan keinginan sehingga menjadi kecewa, jengkel,
tidak puas, dsb. Sayangnya bahwa ketidak puasan, kekecewaan yang timbul
terkadang tidak disampaikan kepada petugas. Artinya bahwa tidak ada keluhan
yang sampai pada pengelola perpustakaan. Namun demikian perlu diketahui bahwa dalam
teori pemasaran dikatakan : seorang yang kecewa mewakili 25 orang lain
/pelanggan yang kecewa; 1 (satu) orang kecewa akan bercerita utuk kepada 15
orang lain maka dapat dibayangkan berapa yang mendengar berita buruk akibat
cerita seseorang yang kecewa. Lebih lanjut dikatakan bahwa harga 1 orang
pelanggan baru setara dengan harga mempertahankan 5 orang pelanggan lama.
Berdasarkan fenomena tersebut maka perpustakaan sebagai
lembaga pengelola informasi harus dapat mempertahankan reputasinya dengan
melakukan promosi terhadap kegiatan atau aktivitas yang dilakukan untuk menarik
minat kunjung pemustaka. Adapun menarik minat pengunjung ke perpustakaan
merupakan bagian dari layanan perpustakaan yang harus diberikan kepada
pemustaka.
Pelayanan Perpustakaan
Dalam Lembaga
Administrasi Negara (1998)dikatakan bahwa yang dimaksud dengan
pelayanan umum adalah segala bentuk kegiatan yang
dilaksanakan oleh instansi pemerintahan di pusat, di daerah, dan di lingkungan
badan usaha milik negara/daerah dalam bentuk barang dan atau jasa, baik dalam
rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Sedangkan Moenir (2001: 26-27) menyatakan bahwa pelayanan
umum adalah kegiatan yang dilakukan oleh
seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor materiel melalui sistem,
prosedur dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain
sesuai dengan haknya, sebagai proses yang berlangsung secara rutin dan
berkesinambungan, meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat.
Adapun yang dimaksud dengan layanan perpustakaandalam Pedoman Perpustakaan Perguruan
Tinggi (2004:71) ialah pemberian informasi dan
fasilitas kepada pengguna.agar dapat
memperoleh: informasi yang dibutuhkannya secara optimal dari berbagai
media, manfaat berbagi alat bantu penelusuran yang tersedia.
Undang-undang no 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan dalam
bab V Pasal 14 layanan perpustakaan di sebutkan :
1) Layanan
perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan
pemustaka.
2) Setiap
perpustakaan menerapkan tata cara layanan perpustakaan berdasarkan standar
nasional perpustakaan.
3) Setiap
perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan
teknologi informasi dan komunikasi.
4) Layanan perpustakaan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikembangkan melalui pemanfaatan sumber daya
perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka.
5) Layanan
perpustakaan diselenggarakan sesuai dengan standar nasional perpustakaan untuk
mengoptimalkan pelayanan kepada pemustaka.
6) Layanan
perpustakaan terpadu diwujudkan melalui kerja sama antar perpustakaan.
7) Layanan
perpustakaan secara terpadu sebagaimana dimaksud pada ayat (6) dilaksanakan
melalui jejaring telematika.
Promosi
Perpustakaan
Kedatangan pemustaka ke perpustakaan merupakan tolok ukur
pemanfaatan dan keberhasilan perpustakaan. Oleh karena itu perpustakaan harus
dapat menunjukkan tampilan yang cantik, cerdas, menarik serta memberikan
layanan yang ramah kepada pemustaka karena keberhasilan perpustakaan diukur
dengan tingkat kedatangan pemustaka dan tingkat keterpakaian koleksinya.
Persoalannya bagaimana pemustaka mengetahui ketersediaan koleksi dan aktivitas
perpustakaan yang diharapkan dapat membantu dalam perolehan informasi. Ada
pepatah mengatakan “tak kenal maka tak sayang”; sehingga perpustakaan
perlu memperkenalkan diri dengan segala aktivitasnya kepada pemustaka melalui promotion
of library.
Promosi perpustakaan merupakan rangkaian kegiatan perpustakaan yang dirancang agar
masyarakat mengetahui manfaat sebuah perpustakaan melalui koleksi, fasilitas,
dan produk / layanan yang disediakan.
Menurut Jerome dan Andew tujuan dari promosi adalah untuk
:
- menarik
perhatian, artinya berupaya agar produk yang ditawarkan dapat menimbulkan
rasa ketertarikan pelanggan / seseorang.
- menciptakan
kesan, artinya bagaimana agar pemakai memiliki kesan yang baik terhadap
produk kita
- membangkitkan
minat, dengan tampilan yang menarik dan menimbulkan kesan yang baik maka
akan dapat meningkatkan minat seseorang untuk mengetahui lebih lanjut
serta mempergunakan, memanfaatkan produk yang telah ditawarkan
- memperoleh
tanggapan, dengan promosi yang dilakukan diharapkan muncul tanggapan
dalam hal ini tentunya tanggapan yang positif.
Stanley menjelaskan bahwa tujuan promosi adalah untuk :
1. mempengaruhi pengetahuan
2. mempengaruhi sikap & perilaku
3. membujuk untuk menerima konsep
4. pelayanan
5. meperkenalkan ide / barang yang dipromosikan
Pada dasarnya segala daya dan upaya
yang dilakukan melalui promosi dalam dunia perpustakaan memiliki sasaran untuk:
meningkatnya pengunjung perpustakaan; meningkatnya buku yang
dipinjam serta
meningkatnya pemanfaatan koleksi maupun sumber daya yang ada di perpustakaan.
Dan pada akhirnya penyelenggaraan perpustakaan yang cantik, cerdas dan layanan
yang ramah dapat menumbuhkan budaya baca bagi masyarakat.
Unsur
– unsur Promosi
Agar promosi perpustakaan dapat berjalan dengan baik maka
diperlukan beberapa unsur yang harus diperhatikan yaitu :
- Bahan Pustaka merupakan unsur penting artinya koleksi apa saja
yang dimiliki oleh perpustakaan sebagai bahan promosi (tercetak,
elektronik, web)
- Layanan / Jasa merupakan jenis layanan yang ada dan diberikan oleh
perpustakaan.
- Petugas adalah pengelola perpustakaan yang tahu persis
tentang kondisi perpustakaan serta sebagai pelaksana dalam pembuatan
sarana promosi
- Pemustaka dahulu dikenal dengan pengguna merupakan orang yang
memanfaatkan perpustakaan, sebagai sasaran dari promosi
- Media /Chanel adlah saluran atau peralatan yang dipakai
sebagai sarana penyampai promosi
- Sarana /
Prasarana merupakan peralatan yang tersedia dalam pelayanan perpustakaan.
Bentuk-Bentuk Promosi
1. Brosur adalah salah satu bentuk promosi yang berupa
kertas cetakan/lembaran yang isinya mencakup petunjuk umum ttg perpustakaan;
informasi ttg koleksi, daftar bacaan yang menarik, petunjuk ttg subyek2 ttt;
informasi ttg jenis perpustakaan
2. Poster merupakans salah satu media promosi yang biasanya
menggunakan kertas ukuran besar (A3 atau A2) isinya selain tulisan juga ada
gambar. Poster ini dibuat dengan tujuan untuk menarik perhatian atau mencuri
perhatian sekilas dari orang yang lewat diseputar pemasangan poster.
3. News Letter merupakan salah satu media yang digunakan
untuk memberikan informasi khusus kepada sejumlah orang secara teratur. Isinya
tentang berita atau artikel-artikel singkat. Dalam news letter secara tetap
harus memuat : editorial, informasi singkat & rinci ttg layanan, kegiatan,
koelksi terbaru, fasilitas dan peraturan perpustakaan beri juga
ilustrasi/gambar yg menarik atau kuis2.
4. Pembatas Buku = bookmark merupakan salah satu
promosi yang digunakan dan untuk sarana memberi tanda pembatas pada
halaman-halaman buku, tujuannya untuk memberi batasan pada halaman yang sudah
dibaca dan nanti akan dibaca kembali, agar menarik dapat diberi logo atau
gambar-gambar yang menarik.
5. Terbitan Khusus
Perpustakaan merupakan promosi yang berbentuk sebuah terbitan yang dilakukan
oleh perpustakaan sendiri, seperti buku panduan penggunaan perpustakaan = booklet,
kalender perpustakaan (isi nya kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan)
6. Pameran Perpustakaan, merupakan kegiatan promosi
perpustakaan dengan maksud menarik perhatian banyak orang (massa) termasuk
promosi yang paling jitu untuk menjaring orang. Selain menarik lebih banyak
orang juga efektif untuk memperkenalkan layanan yang dibrikan oleh
perpustakaan.
7. Ceramah merupakan kegiatan dimana satu atau dua orang
berbicara dalam forum tertentu sedangkan yang lain (audience) mendengarkan. Isi
pembicaraan berkisar tentang kondisi dan layanan perpustakaan serta
kepustakawanan atau how to use the library. Ceramah bisa dilakukan
sebagai salah satu sarana user education
8. Seminar merupakan kegiatan yang dilakukan seperti ceramah
hanya diperlukan persiapan yang lebih lama serta lebih luas cakupannya.
9. Berbagai Kegiatan di Perpustakaan seperti perlombaan
(mewarnai, bercerita/dongeng, penelusuran informasi), wisata perpustakaan,
bazar, pemutaran film, dll.
Bahan – bahan Promosi
1. Koleksi Bahan Pustaka (buku, majalah, jurnal, CD)
2. Layanan (jenis – jenis layanan yang diberikan)
3. Fasilitas (internet; foto copy)
Strategi Promosi
1. Membangun
komunikasi dengan pemustaka, merupakan pemanfaatan ilmu komunikasi dalam segala
kegiatan promosi, oleh karena itu diperlukan kemampuan dalam berkomunikasi
dengan pemustaka, lingkungan, fasilitas dan bahan pustaka yang ada. Beberapa
sikap dalam berkomunikasi dapat ditunjukkan dengan kemampuan memiliki wawasan
yang luas, tingginya integritas dan kemampuan dalam berkomunikasi.
2. Membangun
kerjasama dengan pihak ketiga. Pada dasarnya tidak satupun perpustakaan yang mampu
memberikan layanan berupa pemenuhan semua kebutuhan pemustaka, oleh karena itu
perlu dibangun kerjasama terutama dalam layanan promosi. Kerjasama dapat
dilakukan dalam kegiatan sehari-hari atau secara insidentil. Kerjasama dapat
dilakukan dengan : instansi terkait (pendidikan, perpustakaan
nasional/provinsi/kabupaten/kota, pemerintah, penerbit, toko buku) atau dengan
lembaga / orang yang berkompeten dengan perpustakaan (LSM, tokoh masyarakat).
3. Membuat program promosi yang meliputi : penetapan
sasaran/prioritas; menentukan prosedur /tindakan serta menyusun rencana kerja.
Adapun dalam pembuatan program promosi ini perlu menetapkan pendekatan yang
dipakai yaitu : melalui iklan, melalui kontak pribadi atau melalui penciptaan
“suasana” (atmosphere), melalui publikasi atau pemberian reward.
Kendala yang dihadapi
Dalam proses promosi layanan perpustakaan dihadapkan pada
beberapa kendala yang dihadapi yaitu kendala dari dalam (perpustakaan,
pustakawan) maupun dari luar (institusi, lemahnya manajemen organisasi,
pemustaka, image masyarakat). Oleh karena itulah maka strategi yang matang,
terarah, cantik, cerdas, bermutu serta terus menerus harus dilakukan dalam
mempromosikan perpustakaan, sehingga fungsi dan manfaatnya dapat dirasakan oleh
masyarakat penggunanya. Oleh karena itu peribahasa “tak kenal maka tak
sayang” dirubah dengan “semakin dikenal, semakin disayang dan semakin
maju.“ Semoga ***
Daftar Bacaan
- Kee, Bob, 1989, Planning
Library Service, London:
Clive Bingley
- Kotler,
Philip dan Amstrong 2001. Prinsip-Prinsip
Pemasaran, jilid.
Jakarta: Erlangga.
- Martoatmojo, Karmidi, 1993, Materi Pokok Pelayanan Bahan Pustaka, Jakarta: Universitas Terbuka .
- Mustafa,Badollahi. 2007. Promosi Jasa Perpustakaan. Jakarta
: UT.
- Perpustakaan
Nasional RI. 2006. Pedoman
Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi, Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.
- Prawoto, Eddy, 2008, Pelayanan Perpustakaan, PSKP
XIV, Unika Soegijapranata : Semarang.
- Sulistyo-Basuki,1993, Pengantar
Ilmu Perpustakaan, Jakarta:
Gramedia Pustaka Utama
Tidak ada komentar:
Posting Komentar