PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI : PEDOMAN, PENGELOLAAN DAN STANDARDISASI

Undang-undang No 2 Tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional pada pasal 55 menyebutkan bahwa salah satu syarat untuk menyelenggarakan Perguruan Tinggi harus memiliki Perpustakaan. Dan dalam Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tentang Pepustakaan dalam pasal 1, disebutkan bahwa Perpustakaan sebagai institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Sedangkan perpustakaan perguruan tinggi (PPT) merupakan unit pelaksana teknis (UPT) yang bersama-sama dengan unit lain melaksanakan Tri Dharma PT (Perguruan Tinggi) melalui menghimpun, memilih, mengolah, merawat serta melayankan sumber informasi kepada lembaga induk khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.(Pedoman PPT, Jakarta: Dirjen DIKTI, 1994, hal. 3) Adapun yang termasuk dalam PT meliputi universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik dan atau PT lain yang sederajat.

PPT sering diibaratkan sebagai jantungnya Perguruan Tinggi (the heart of university), maka keberadaannya harus ada agar dapat memberikan layanan kepada sivitas akademika sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu diperlukan pengetahuan tentang pedoman, pengelolaan maupun upaya pencapaian pada standar PPT yang baku.

Tujuan PPT

Sebagai bagian dari institusi perguruan tinggi, perpustakaan diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program PT sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Dalam menunjang pendidikan dan pengajaran maka PPT bertujuan untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi untuk mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku
2. Dalam menunjang penelitian maka kegiatan PPT adalah mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti baik intern institusi atau ekstern di luar institusi
3. Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat maka PPT melakukan kegiatan dengan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat
4. Pada dasarnya tugas PPT secara umum adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat pustaka serta mendayagunakan untuk kepentingan civitas academica pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.

Tugas PPT

Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas academica maupun masyarakat luar kampus.

Menurut Pedoman umum pengelolaan koleksi PPT tugas PPT dapat di rinci sebagai berikut:

1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studi
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan PT induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak
5. Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.(Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi, Jakarta: PNRI. 2002. Hal. 6)

Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Berdasarkan standardisasi sebagai lembaga, fungsi perpustakaan adalah:

1) Lembaga pengelola sumber-sumber informasi

2) Lembaga pelayanan dan pendayagunaan informasi

3) Wahana rekreasi berbasis ilmu pengetahuan

4) Lembaga pendukung pendidikan (pencerdas bangsa)

5) Lembaga pelestari hasanah budaya bangsa. (Standardisasi Perpustakaan Perguruan Tinggi/ Bambang Supriyo Utomo. Jakarta: BSN website:http:www.bsn.or.id. 2002.hal.1)

Dalam Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0103/o/1981 menyatakan PPT berfungsi sebagai pusat kegiatan belajar-mengajar, pusat penelitian dan pusat informasi bagi pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi.

Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, komunikasi dan budaya serta peningkatan kebutuhan pemustaka maka fungsi PPT dapat dijabarkan lebih rinci sebagai berikut :

a) Studying Center, artinya bahwa perpustakaan merupakan pusat belajar maksudnya dapat dipakai untuk menunjang belajar (mendapatkan informasi sesuai dengan kebutuhan dalam jenjang pendidikan)

b) Learning Center, artinya berfungsi sebagai pusat pembelajaran (tidak hanya belajar) maksudnya bahwa keberadaan perpustakaan di fungsikan sebagai tempat untuk mendukung proses belajar dan mengajar. (Undang-undang No 2 Tahun 1989 Ps. 35: Perpustakaan harus ada di setiap satuan pendidikan yang merupakan sumber belajar).

c) Research Center, hal ini dimaksudkan bahwa perpustakaan dapat dipergunakan sebagai pusat informasi untuk mendapatkan bahan atau data atau nformasi untuk menunjang dalam melakukan penelitian.

d) Information Resources Center, maksudnya bahwa melalui perpustakaan segala macam dan jenis informasi dapat diperoleh karena fungsinya sebagai pusat sumber informasi.

e) Preservation of Knowledge center, bahwa fungsi perpustakaan juga sebagai pusat pelestari ilmu pengetahuan sebagai hasil karya dan tulisan bangsa yang disimpan baik sebagai koleksi deposit, local content atau grey literatur

f) Dissemination of Information Center, bahwa fungsi perpustakaan tidak hanya mengumpulkan, pengolah, melayankan atau melestarikan namun juga berfungsi dalam menyebarluaskan atau mempromosikan informasi.

g) Dissemination of Knowledge Center, bahwa disamping menyebarluaskan informasi perpustakaan juga berfungsi untuk menyebarluaskan pengetahuan (terutama untuk pengetahuan baru)

Unsur-Unsur Pendirian PPT

1. Landasan Hukum, merupakan dasar atau pedoman serta peraturan dalam pendirian perpustakaan di perguruan tinggi dan sebagai persyaratan berdirinya perpustakaan antara lain:
1. Undang-undang no 2 tahun 1989 tentang Sistem Pendidikan Nasional
2. Undang-undang No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan
3. Peraturan Pemerintah no. 30 tahun 1990 tentang Pendidikan Tinggi
4. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan no. 0686/U/1991 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi
5. Surat Keputusan Dirjen Dikti no. 162/1967 tentang Persyaratan Minimal Perguruan Tinggi
6. Surat Edaran Bersama Menteri Pendidikan dan Kebudayaan serta Kepala Badan Adminitrasi Kepegawaian Negara no. 53649/MPK/1988, dan No. 15?SE/1988
7. Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Nagara Tentang Angka Kredit bagi Jabatan Pustakawan No. 18/MENPAN/1988
8. Surat Keputusan MENPAN No. 33 Tahun 1998
9. Revisi Keputusan MENPAN no. 132/KEP/M.PAN/12/2002. Tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya.

2. Struktur Organisasi

Berdasarkan PP No. 30 Tahun 1990 pasal 34 PPT sebagai unit pelaksana teknis merupakan salah satu unsur penunjang sebagai kelengkapan bagi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, kedudukannya di luar lingkup fakultas dan bertanggungjawab langsung kepada rektor/ketua/direktur maka struktur organisasi dan tata kerjanya seperti di bawah ini:

Struktur organisasi PPT dapat dikategorikan dalam 2 (dua) bentuk yaitu :

1. Struktur organisasi Makro artinya kedudukan PPT dalam struktur lembaga / institusi.
2. Struktur organisasi Mikro artinya kedudukan /struktur intern unit perpustakaan dengan segala bagian dan unit kerja /kegiatannya.

Untuk struktur organisasi mikro ini menimal mencakup 3 bagian yaitu :

1) bagian pelayanan teknis;

2) bagian pelayanan pengguna / pemustaka dan

3) bagian tata usaha.

Sesuai dengan perkembangan jenis dan bentuk layanan serta peningkatan pemanfaatan teknologi informasi maka struktur organisasi dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

3. Sumber Daya Manusia

Di perpustakaan jenis apapun sumber daya manusia merupakan unsur yang sangat penting karena merupakan ujung tombak dan ujung kekuatan proses pemberian dan penerimaan informasi dari sumber informasi dalam hal ini pengelola perpustakaan dan pemanfaat informasi atau pengguna, sekarang pemustaka.

3.1. Pemustaka / Pengguna/ User

Pada dasarnya perpustakaan tidak akan ada artinya apabila tidak ada pengunjung yang memanfaatkan atau menggunakan bahan pustaka/koleksinya yaitu user / pemustaka. Pemustaka adalah pengguna perpustakaan yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembagayang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan ( UU No 43 Tahun 2007 Pasal 1 ayat 9).

Jumlah personal yang datang ke perpustakaan merupakan tolok ukur keberhasilan suatu perpustakaan. Terdapat 2 katagori pemustaka yaitu potential user (adalah jumlah civitas academica yang ada pada PT) dan actual users (merupakan civitas academica yang memanfaatkan perpustakaan = pemustaka yang datang ke perpustakaan = pemustaka riil).

Agar dapat memberikan layanan yang optimal dan memuaskan pemustaka maka pustakawan harus memperhatikan beberapa hal antara lain :

a. Bidang Studi

b. Jenjang Pendidikan

c. Status

d. Usia

e. Jenis Kelamin

f. Sosial Ekonomi

g. Sosial Budaya

3.2. Tenaga Pengelola Perpustakaan / Pustakawan

Bab VIII Pasal 29 (1) UU No 43 tahun 2007 menyatakan bahwa tenaga perpustakaan terdiri atas pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan. (2) pustakawan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memenuhi kualifikasi sesuai dengan standar nasional perpustakaan. (3) tugas tenaga teknis perpustakaan sebagaimana dimaksud ayat (1) dapat dirangkap oleh pustakawan sesuai dengan kondisi perpustakaan yang bersangkutan. (4) ketentuan mengenai tugas, tanggungjawab, pengangkatan, pembinaan, promoasi, pemindahan tugas, dan pemberhentian tenaga yang berstatus pegawai negeri sipil dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (5) ketentuan mengenai tugas, tanggungjawab, pengangkatan, pembinaan, promoasi, pemindahan tugas, dan pemberhentian tenaga yang berstatus non pegawai negeri sipil dilakukan sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh penyelenggara perpustakaan yang bersangkutan.

Ruth A Kneale dalam bukunya You Don’t Like Librarian (2002) telah mempersepsikan bahwa pustakawan digambarkan sebagai sosok wanita tua dengan rambut di sanggul tinggi (jadul ?), dengan memakai kacamata, mengenakan baju hangat dan tertutup rapat, suka membaca buku, dengan model sepatu yang tidak menarik. Masih ditambah lagi berbagai kriteria atau ciri-ciri karakteristik yang sangat tidak menyenangkan. Namun sejak dasa warsa terakhir ini telah mulai banyak peminat untuk menjadi pengelola perpustakaan, apalagi dengan peningkatan tunjangan jabatan fungsionalnya.

Pada UU No 43 tahun 2007 pasal 1 (8) disebutkan bahwa Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan / atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.

Dalam dunia pendidikan tinggi dengan masyarakat civitas academica yang dilayani, maka tenaga pengelola perpustakaan harus memiliki kriteria tertentu. Pengelola perpustakaan (pustakawan) harus dapat merubah dirinya agar bisa merubah image dan paradigma stereo type pustakawan seperti tersebut diatas. Terdapat beberapa hal yang harus dimiliki oleh para pengelola PPT pada era global antara lain :

a. Memiliki Pendidikan dan Ketrampilan Tentang Kepustakawanan

b. Memiliki Ketrampilan Pemanfaatan Teknologi Informasi

c. Memiliki Ketrampilan Bahasa

d. Mengetahui Kebutuhan Pemustaka

e. Sense Of Media

4.Koleksi / Bahan Pustaka

Salah satu unsur pendirian perpustakaan adalah Koleksi. Dalam UU no 43 tahun 2007 pasal 1 ayat 2 menyatakan bahwa Koleksi Perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam bentuk berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah dan dilayankan. Selain itu koleksi perpustakaan juga dikatakan sebagai bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dilayankan, disebarluaskan kepada masyarakat untuk memenuhi kebutuhan informasinya ataupun disimpan sebagai deposit penerbitan yang telah diterbitkan sebagai koleksi preservasi untuk memudahkan dalam temu kembali terhadap informasi yang sewaktu-waktu dibutuhkan.

Adapun koleksi PPT diadakan melalui seleksi yang mengacu kepada kebutuhan program-program studi yang diselenggarakan dan diorganisasikan sedemikian rupa sehingga dapat menjamin efektivitas dan efisiensi layanan kepada kebutuhan sivitas akademika PT ybs. Oleh karena itu pengadaan koleksi senantiasa disesuaikan dengan tujuan yaitu menunjang pelaksanaan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, sehingga pengadaan koleksi tidak hanya disajikan untuk kepentingan civitas academica saja melainkan juga untuk masyarakat luas yang memerlukannya.

Berdasarkan Keputusan MENDIKBUD Republik Indonesia No. 0696/U/1991 bab II Pasal 11 menetapkan persyaratan minimal koleksi PPT untuk program Diploma dan S1:

1. Memiliki 1 (satu) judul pustaka untuk setiap mata kuliah keahlian dasar (MKDK)
2. Memiliki 2 (dua) judul pustaka untuk tiap mata kuliah keahlian (MKK);
3. Melanggan sekurang-kurangnya 1 (satu) judul jurnal ilmiah untuk setiap Program studi
4. Jumlah pustaka sekurang-kurangnya 10 % dari jumlah mahasiswa dengan memperhatikan komposisi subyek pustaka.

Sedangkan untuk Program Pascasarjana dan Sp 1:

1. Memiliki 500 judul pustaka untuk setiap program studi
2. Melanggan sekurang-kurangnya 2 (dua) jurnal ilmiah untuk setiap program studi

5.Gedung / Ruang /Peralatan / Fasilitas

Gedung atau ruang perpustakaan merupakan tempat khusus yang dirancang sesuai dengan fungsi perpustakaan sehingga berbeda dengan perancangan gedung atau ruang perkantoran umum. Untuk itu dalam merencanakan gedung atau ruangan sebaiknya meibatkan pengelola perpustakaan. Letak gedung atau ruang sebaiknya di lokasi yang strategis dan aksesebel (mudah dijangkau alat transportasi umum).

Bab IX pasal 38 UU No. 43 tahun 2007 menyebutkan bahwa : (1) Setiap penyelenggara perpustakaan menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan standar nasional perpustakaan. (2) Sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

Agar dapat memberikan layanan yang optimal, nyaman dan menyenangkan, maka fasilitas peralatan komunikasi, teknologi informasi serta pemberian rambu-rambu perpustakaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan pengembangan layanan Fasilitas perpustakaan harus dengan perencanaan yang matang; menyediakan jaminan dan ruang yang cukup, suasana yang kondusif untuk belajar dan riset dengan kondisi lingkungan yang cocok untuk pelayanan perpustakaan, anggota, sumber, dan berbagai koleksi, sehingga perlengkapan perpustakaan haruslah memadai dan fungsional.

6.Manajemen

Manajemen adalah kebutuhan pokok sebagai salah satu syarat pendirian perpustakaan, karena minimal berfungsi sebagai perencana (planning), pengorganisaasian (organizing), pengawasan (controling).

UU no. 43 tahun 2007 pasal 15 ayat (3): Pembentukan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memenuhi syarat:

1. memiliki koleksi perpustakaan;
2. memiliki tenaga perpustakaan;
3. memiliki sarana dan prasarana perpustakaan;
4. memiliki sumber pendanaan; dan
5. memberitahukan keberadaannya ke Perpustakaan Nasional

Agar yang dimiliki seperti tersebut di atas dapat dioptimalkan maka perlu melaksanakan manajemen yang baik dan terencana dalam melaksanakan peraturan yang berlaku demi lancarnya dan tercapainya tujuan PT dalam memberikan layanan penunjang kepada sivitas akademika untuk keberhasilan proses pembelajaran, penelitian ataupun pengabdian kepada masyarakat. Hal-hal yang harus dilakukan adalah dengan mengelola, mengolah, memanage koleksi, SDM, fasilitas dan dana. Selain itu juga membuat laporan, memantau dan mengukur kinerja serta mengevaluasi dan membuat program kerja secara berkesinambungan dengan analisis SWOT.

7.Dana / Anggaran

Bab X pasal 39 (1) Pendanaan perpustakaan menjadi tanggung jawab penyelenggara perpustakaan. (2) Pemerintah dan pemerintah daerah mengalokasikan anggaran perpustakaan dalam anggaran pendapatan dan belanja negara (APBN) dan anggaran pendapatan dan belanja daerah (APBD). Untuk pelaksanaannya tergantung dari masing-masing lembaga sehingga perolehan dana dapat dijabarkan berasal dari : APBN, APBD/DIPA, APB SENDIRI (INTERN), Yayasan, Donatur, Sponsorship, Masyarakat. Lebih lanjut pada pasal 40 disebutkan bahwa : (1) Pendanaan perpustakaan didasarkan pada prinsip kecukupan dan berkelanjutan. (2) Pendanaan perpustakaan bersumber dari: (a) anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah; (b) sebagian anggaran pendidikan; (c) sumbangan masyarakat yang tidak mengikat; (d) kerja sama yang saling menguntungkan; (e) bantuan luar negeri yang tidak mengikat; (f) hasil usaha jasa perpustakaan, dan/atau (g) sumber lain yang sah berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dan dalam pengelolaan dana perpustakaan dilakukan secara efisien, berkeadilan, terbuka, terukur, dan bertanggung jawab.(Pasal 41).

8. Pelayanan Teknis dan Pelayanan Perpustakaan

Pelayanan perpustakaan apabila ditinjau dari kegiatannya maka terdapat dua jenis layanan di perpustakaan yaitu layanan teknis yang meliputi pengolahan dan pelayanan perpustakaan sebagai layanan pengguna. Sedangkan apabila ditinjau dari sistemnya terdapat 3 jenis layanan yaitu (1) open access; (2) close access; (3) mixed services.

Dalam kegiatan pelayanan perpustakan terdapat berbagai jenis layanan yang diberikan kepada pemustaka tergantung dari kebutuhan pemustaka dan disesuaikan dengan program studi yang ada, layanan tersbut antara lain : Layanan Sirkulasi; Layanan Rujukan; Layanan Serial/Periodical; Layanan A, AV dan AVA; Jasa Kesiagaan Informasi; Penelusuran Pustaka; Layanan Foto Copy; Layanan Pinjam antar Perpustakaan; Pembuatan Abstrak, Indeks dan Bibliografi; Layanan Terjemahan; Layanan Buku Tandon; Penyediaan Fasilitas; dll.

Dalam UU No 43 Tahun 2007 pasal 14 disebutkan bahwa:

(1) Layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan pemustaka.

(2) Setiap perpustakaan menerapkan tata cara layanan perpustakaan berdasarkan standar nasional perpustakaan.

(3) Setiap perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

(4) Layanan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikembangkan melalui pemanfaatan sumber daya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka.

(5) Layanan perpustakaan diselenggarakan sesuai dengan standar nasional perpustakaan untuk mengoptimalkan pelayanan kepada pemustaka.

(6) Layanan perpustakaan terpadu diwujudkan melalui kerja sama antar perpustakaan.

(7) Layanan perpustakaan secara terpadu sebagaimana dimaksud pada ayat (6) dilaksanakan melalui jejaring telematika.

9. Kerjasama

Seperti diketahui bersama bahwa iptek kom bud telah berkembang sejalan dengan hasil karya rekam dan tulis serta meningkatnya kebutuhan masyarakat, sehingga dibutuhkan sarana penyedia informasi yaitu perpustakaan. Namun demikian disadari bersama bahwa tidak satupun perpustakaan yang mampu memberikan pelayanan terhadap semua kebutuhan pemustaka. Sementara pada sisi lain mahalnya harga buku serta terbatasnya tenaga kepustakawanan, maka diperlukan kerjasama baik dengan sesama bidang studi atau bidang lain.

Kerjasama pada dasarnya dapat dilakukan oleh perpustakaan sesuai dengan UU No. 43 tahun 2007 Bab XI pasal 42 yang berbunyi :

(1) Perpustakaan melakukan kerja sama dengan berbagai pihak untuk meningkatkan layanan kepada pemustaka.

(2) Peningkatan layanan kepada pemustaka sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertujuan untuk meningkatkan jumlah pemustaka yang dapat dilayani dan meningkatkan mutu layanan perpustakaan.

(3) Kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan peningkatan layanan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan memanfaatkan sistem jejaring perpustakaan yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

Adapun dasar dibentuknya kerjasama adalah : peningkatan kebutuhan masyarakat akan informasi; perkembangan karya cipta manusia; p<span style=”font-family: "Arial","sans-serif&quot” lang=%2